باختصار: اختر نظام التسجيل والبطاقات بالتخطيط العكسي من باب القاعة: من ضيوفك، وما الذي تحتاج معرفته عنهم، وكم يجب أن يكون دخولهم سريعًا، وماذا يجب أن تعرض البطاقة بالعربية والإنجليزية. ثم اختر الإعداد: تسجيل إلكتروني، ودخول برمز QR، وبطاقات مطبوعة مسبقًا أو تُطبع عند الدخول، والتقرير الذي ستحصل عليه بعد الفعالية.
هذا الدليل لمنظمي المؤتمرات والمنتديات وفعاليات الشركات في السعودية، وللوكالات التي تدير فعاليات سعودية من الخارج. يتناول القرارات لا أسماء البرامج.
الخطوة 1: حدّد رحلة الضيف
- دعوة أم تسجيل مفتوح؟ الفعاليات بالدعوة تحتاج طريقة لمطابقة التسجيلات مع قائمة معتمدة.
- ماذا تحتاج أن تجمع؟ الحقول التي ستستخدمها فقط: الاسم كما يُطبع على البطاقة، والجهة، والمسمى، وبيانات التواصل، والفئة، والموافقة.
- التأكيد. ما الذي يستلمه الضيف بعد التسجيل، وهل يتضمن رمز QR.
- الوصول. كيف يتم تسجيل الدخول، وأقصى طول مقبول للطابور، وكيف تتعامل مع الحضور دون تسجيل مسبق.
- بعد الفعالية. الأرقام التي تحتاجها ومن يستلمها.
الخطوة 2: اجعل التسجيل ثنائي اللغة فعلًا
- النماذج والتأكيدات وشاشات الموقع بالعربية والإنجليزية، مع اتجاه صحيح من اليمين لليسار للعربية
- تسجيل الأسماء كما يريد الضيوف طباعتها وبالخط الذي يختارونه، مع فحص ظهور الأسماء العربية على البطاقة
- تسميات واضحة لحقول المسمى والجهة حتى لا تختلط اللغات على البطاقة
- موظفون في مكتب الاستقبال يساعدون باللغتين
الخطوة 3: اختر نموذج البطاقة
| النموذج | يناسب | انتبه إلى |
|---|---|---|
| بطاقات مطبوعة مسبقًا | قوائم الضيوف الثابتة، والفعاليات بالدعوة، ومجموعات كبار الشخصيات | التغييرات المتأخرة والحضور غير المسجلين يحتاجون بديلًا؛ والطباعة عمل طباعة منفصل |
| بطاقات تُطبع عند الدخول | قوائم الضيوف الكبيرة أو المتغيرة، والتسجيل المفتوح | سعة الطابعات وقت الذروة، والكهرباء والشبكة في المكتب، والمستهلكات الاحتياطية |
| بطاقة رقمية فقط | الفعاليات القصيرة أو المناطق بلا قواعد للبطاقات | تحقق هل تشترط قواعد الفعالية بطاقات أسماء ظاهرة |
في المؤتمرات المرخّصة، تشترط قواعد المؤتمرات لدى الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات بطاقات تعريفية تبيّن الاسم والوظيفة والجهة للعاملين والمتحدثين والزوار. راجع دليل متطلبات ورسوم الترخيص.
الخطوة 4: خطط لمكتب الاستقبال
- ذروة الوصول المتوقعة وعدد نقاط الدخول
- مسارات منفصلة لكبار الشخصيات والمتحدثين والإعلام والحضور غير المسجلين عند الحاجة
- الكهرباء والشبكة وبديل عند انقطاع الاتصال، مثل قائمة غير متصلة
- فئات بطاقات يميزها المنظمون بسرعة
- إجراء واضح لتصحيح الأسماء في المكتب
الخطوة 5: اتفق على التقرير قبل الفعالية
بيانات التسجيل سهلة القراءة الخاطئة. اتفقوا على التعريفات مسبقًا:
| الرقم | ما يعنيه | ما لا يعنيه |
|---|---|---|
| التسجيلات | من سجّلوا | من حضروا |
| الحضور | من سجّلوا دخولهم | من بقوا أو تفاعلوا |
| مسح الجلسات | مرات المسح عند باب الجلسة | الانتباه أو الاهتمام بالمحتوى |
| الغياب | سجّلوا ولم يدخلوا | سبب عدم حضورهم |
لقياس التفاعل والعملاء المحتملين بعد الحضور، راجع تفعيل العلامة التجارية وتقنيات الفعاليات.
البيانات الشخصية
اجمع ما تحتاجه فقط، وأخبر الضيوف بكيفية استخدامه، وسجّل الموافقة حيث تلزم، واتفقوا على من يطّلع على البيانات وإلى متى. لا ترسل الأسماء أو البريد أو أرقام الهواتف إلى أدوات تحليلات المواقع.
كيف تساعدك BiliEvent
نجهّز التسجيل ثنائي اللغة والدخول برمز QR وطباعة البطاقات في الموقع للفعاليات في السعودية، ونقدّم تقرير الحضور بالتعريفات التي تتفق معنا عليها. أرسل تاريخ الفعالية والحضور المتوقع وفئات الضيوف ومعلومات البطاقة المطلوبة.
تقديم طلب أو راجع تقنيات الفعاليات.
آخر مراجعة: October 20, 2026