باختصار: خطط لمطبوعات المؤتمر كمسار للضيف لا كقائمة مشتريات. امشِ المسار من المواقف حتى القاعة الرئيسية، ودوّن كل نقطة يحتاج فيها الضيف أن يجد شيئًا أو يجب أن تظهر فيها علامة أو راعٍ، وخصص لكل نقطة قطعة واحدة بمقاس وخامة ومسؤول. ثم حدّد مواعيد التصميم والبروفة والتركيب وفق أوقات دخول المكان.
هذا الدليل لمديري الفعاليات والوكالات الذين يخططون لمطبوعات مؤتمر أو فعالية شركة في السعودية: اللوحات الإرشادية والرول أب والخلفيات والملصقات وحقائب الحضور. لا يتضمن أسعارًا أو مدد إنتاج، فهي تعتمد على القطع والكميات.
الخطوة 1: امشِ مسار الضيف
| المنطقة | قطع نموذجية | الغرض |
|---|---|---|
| الوصول والإنزال | لوحات اتجاهات، وبنر المدخل | الوصول إلى مدخل المكان |
| التسجيل | خلفية أو جرافيك الكاونتر، ولوحات الطوابير والفئات | الوصول إلى المكتب الصحيح بسرعة |
| البهو ومنطقة التواصل | رول أب، ولوحات الرعاة، وجدار التصوير | ظهور العلامة والرعاة |
| قاعات الجلسات | لوحات القاعات، ولوحات البرنامج، وخلفية المسرح، وجرافيك المنصة | الوصول إلى القاعة الصحيحة وإبراز المسرح |
| منطقة المعرض أو الشركاء | جرافيك الأجنحة، والملصقات، وجرافيك الأرضيات | توجيه الزوار إلى الشركاء |
| حقيبة الحضور | حقائب قماشية مطبوعة، وبرامج، وبطاقات | معلومات يأخذها الضيف |
الخطوة 2: سطر واحد لكل قطعة
سجّل لكل قطعة: المنطقة، والقطعة، والكمية، والمقاس النهائي، ووجه واحد أو وجهان، وداخلي أو خارجي، والخامة إن كانت معروفة، ومسؤول التصميم، وطريقة التركيب. تصبح هذه القائمة موجزًا لعروض الأسعار وقائمة تحقق للتركيب.
الخطوة 3: راجع قواعد المكان
- أين يُسمح بوضع القطع القائمة بذاتها، ومخارج الطوارئ والممرات التي يجب أن تبقى خالية
- هل يمكن تثبيت شيء على الجدران أو الزجاج أو الأرضيات، وكيف
- نقاط التعليق وهل يجب أن يركّبها مقاول المكان
- أوقات التوريد والتركيب والإزالة
- أي قيود على اللوحات الخارجية قرب المدخل
لصق الجرافيك على أسطح المكان دون إذن قد يؤدي إلى إزالته أو تحميلك تكلفة الأضرار. اسأل أولًا واتفقوا على طريقة التثبيت.
الخطوة 4: التصاميم والاعتمادات
- تصميم رئيسي واحد بنسخ لكل مقاس، بدل تصميم جديد لكل قطعة
- مراجعة النص العربي والإنجليزي من قارئ متمكن في كل لغة قبل البروفات
- اعتماد شعارات الرعاة من كل راعٍ بالنسخة واللون المطلوبين
- شخص واحد يعتمد كل بروفة
يجب أن تتبع ملفات الطباعة مواصفات المنتِج في المقاس وهامش القص والدقة. ولجرافيك الأجنحة خصوصًا راجع تصميم وتنفيذ البوثات.
الخطوة 5: حقائب الحضور
- حدّد محتوى الحقيبة قبل طلبها، ليناسب مقاسها البرنامج وأي قطع أخرى
- اتفقوا على مساحة الطباعة وعدد الألوان ومواضع الشعارات
- خطط لمن يعبئ الحقائب وأين ومتى تصل إلى منطقة التسجيل
- طابق الكميات مع الحضور المتوقع مع هامش تتفقون عليه
الخطوة 6: يوم التركيب
ركّب وفق قائمة القطع منطقةً منطقة، وصوّر كل قطعة في مكانها، وامشِ مسار الضيف مرة أخيرة قبل فتح الأبواب. دوّن أي قطعة تالفة أو ناقصة وعالجها قبل وصول الضيوف. واتفقوا مسبقًا على ما يُزال بعد الفعالية وما تحتفظ به.
مثال افتراضي
هذا المثال للتوضيح فقط ولا يصف فعالية حقيقية.
منتدى لمدة يومين في فندق بالرياض يحتاج مطبوعات للمدخل والتسجيل والبهو وقاعتي جلسات ومنطقة رعاة. قائمة القطع فيها 34 سطرًا. يكشف المشي في المسار نقص لوحتي اتجاه بين المصعد والقاعة الثانية، وأن الفندق لا يسمح بالملصقات على الزجاج، فيُلغى جرافيك النوافذ وتُستخدم بدلًا منه لوحات قائمة بذاتها.
كيف تساعدك BiliEvent
ننتج ونركّب مطبوعات الفعاليات في السعودية: البنرات والرول أب والخلفيات والملصقات واللوحات الإرشادية والحقائب المطبوعة. أرسل قائمة القطع أو مخطط المكان وحالة التصاميم وتواريخ الفعالية، ونخطط الإنتاج والتركيب وفق أوقات دخول المكان.
تقديم طلب أو راجع مطبوعات وهوية الفعاليات.
آخر مراجعة: October 20, 2026